Compliance

Cílem systému řízení shody (Compliance-Management) společnosti Witzenmann je zajistit dodržování právních předpisů platných pro skupinu Witzenmann po celém světě, na dodržování interních směrnic společnosti a na dodržování základních etických zásad a mezinárodních norem.

CMS se týká celé skupiny Witzenmann. Je v souladu s obchodními činnostmi a požadavky společnosti Witzenmann a zaměřuje se především na oblasti, které byly v rámci analýz rizik identifikovány jako relevantní pro společnost Witzenmann. Zvláštními stěžejními body práce v oblasti dodržování předpisů(Compliance) ve společnosti Witzenmann jsou lidská práva a ochrana životního prostředí, ochrana osobních údajů, shoda výrobků, antimonopolní právo, prevence korupce, prevence praní špinavých peněz a požadavky na kontrolu vývozu a sankce.

Základem obchodních aktivit společnosti Witzenmann je dodržování zákonů, orientace na integritu a etické chování. To je stanoveno v Kodexu chování (Code of Conduct) společnosti Witzenmann.

Vedení podniku a řídící pracovníci společnosti Witzenmann se k této filosofii bezvýhradně hlásí a dávají ji zaměstnancům za vzor („Tone from the Top/Middle“).

Zaměstnanci mají možnost kdykoli se obrátit na své nadřízené, vedení podniku nebo pracovníka v úseku dodržování předpisů (Compliance) s dotazy týkajícími se dodržování předpisů, případně s upozorněním na rizika nebo nesrovnalosti. Všichni zaměstnanci mají rovněž přístup k systému pro oznamovatele, v němž se na oznamovatele vztahuje zvláštní ochrana.

Dodržování předpisů (Compliance) je úkolem všech vedoucích pracovníků ve společnosti. Organizační opatření, zejména zajištění vhodných a transparentních procesů, jakož i poskytnutí potřebných zdrojů, zajišťují, že se CMS rozvíjí v celé skupině Witzenmann.

Odpovědnost za CMS nese právního oddělení spojené s agendou dodržování předpisů společnosti Witzenmann GmbH, které pravidelně a v případě potřeby okamžitě podává zprávy přímo odpovědnému vedení podniku. Právní oddělení spojené s agendou dodržování předpisů (Compliance) vypracovává standardy pro systém řízení shody (Compliance-Management) v rámci celé skupiny a poskytuje poradenství podnikovým divizím jako první kontaktní místo pro všechny otázky dodržování předpisů.

Právní oddělení spojené s agendou dodržování předpisů (Compliance) je podporováno celosvětovou sítí s agendou dodržování předpisů skupiny Witzenmann. Pro každou z mezinárodních dceřiných společností existuje místní kontaktní osoba pro oblast dodržování předpisů (Compliance). Podporuje vedení při dodržování pravidel a zavádění systému řízení shody (Compliance-Management) na pracovišti, zejména s ohledem na implementaci standardů platných pro celou skupinu a dodržování příslušných místních právních předpisů.

Analýzy rizik dodržování předpisů tvoří základ pro řízení rizik dodržování předpisů ve společnosti Witzenmann. V rámci pravidelných analýz rizik dodržování předpisů je organizace systematicky prověřována z hlediska rizik dodržování předpisů. Identifikovaná rizika jsou zaznamenávána, analyzována a vyhodnocována.

Pokud to vyžadují zvláštní okolnosti, je pravidelná analýza rizik dodržování předpisů (Compliance) doplněna o audity a hodnocení rizik v souvislosti s událostmi.

Na základě identifikovaných rizik dodržování předpisů (Compliance) společnost Witzenmann vypracovává a zavádí zásady a opatření ke snížení rizika porušování předpisů. Patří zde:

• Kodex chování společnosti Witzenmann pro zaměstnance,
• Kodex chování společnosti Witzenmann pro obchodní partnery,
• Směrnice a příručky pro jednotlivá témata,
• procesní, pracovní a organizační pokyny,
• Audit obchodních partnerů,
• Školení, e-learningové programy a semináře,
• Důvěrný a na požádání anonymní systém oznamování,
• Poradenství v otázkách dodržování předpisů.

Společnost Witzenmann informuje zaměstnance a obchodní partnery o standardech dodržování předpisů, které ve společnosti Witzenmann platí, různými způsoby, včetně interních sdělení vedení podniku a právního oddělení spojené s agendou dodržování předpisů, při osobních rozhovorech, při zodpovídání dotazů zákazníků a prostřednictvím publikací na intranetu a internetu.

Zaměstnanci společnosti Witzenmann jsou v pravidelných intervalech školeni o tématech dodržování předpisů, která jsou pro ně v každém případě důležitá. Učí se, jak se v každodenním pracovním životě chovat čestně a v souladu s pravidly. Školící program orientovaný na individuální potřeby zahrnuje školení v učebně i e-learning.

V rámci pravidelných analýz rizik je obsah dodržování předpisů vysvětlován v osobních rozhovorech s funkcionáři ze všech relevantních oddělení společnosti. Funkcionáři mohou konkretizovat rizika dodržování předpisů ze svých oddělení a požádat o pomoc odborníky v problematice dodržování předpisů.

Všichni zaměstnanci a výkonné orgány společnosti Witzenmann mají také možnost kdykoli získat fundované poradenství v otázkách dodržování předpisů od právního oddělení spojeného s agendou dodržování předpisů. V případě potřeby probíhají konzultace se specializovanými právními poradci.

Společnost Witzenmann průběžně přezkoumává systém řízení shody (Compliance Management System – CMS) z hlediska jeho účinnosti a vhodnosti, případně potřeby změn. Pokud se objeví nové právní požadavky, změní se rizika nebo přibudou nová rizika, systém se novým okolnostem přizpůsobí. Za tímto účelem jsou vytvářeny a následně implementovány katalogy opatření a procesů.

K neustálému rozvoji a zlepšování systému jsou využívány poznatky z výsledků analýz rizik v oblasti dodržování předpisů, auditů, dále jsou zpracovávány podněty zaměstnanců a vedoucích pracovníků a případně informace ze systému pro oznamovatele.